Thật không? Hội nghị bán hàng thoải mái? Chẳng phải bán hàng luôn là một quy trình khó khăn, không mấy dễ chịu, trong đó những người bán hàng huênh hoang sử dụng mọi thủ thuật trong hay ngoài sách vở để thuyết phục những khách hàng bất đắc dĩ phải mua hàng hay sao?

Đương nhiên đó là một trong những biện pháp bán hàng, thậm chí là biện pháp phổ biến nhất. Nhưng cũng có những biện pháp khác, có hiệu quả hơn, thoải mái hơn và có khả năng xây dựng một mối quan hệ lâu dài giữa người mua và người bán.

Trên thực tế, tại rất nhiều hội nghị bán hàng, thường tồn tại một qui luật bất thành văn là những người bán hàng phải tổ chức hội nghị bao gồm những nội dung sau:

* Trình bày giới thiệu về công ty, bao gồm bộ máy tổ chức và báo cáo tài chính trong ít nhất 5 năm.

* Trình bày được chuẩn bị sẵn về tất cả các sản phẩm, bao gồm cả những sản phẩm không bao giờ khiến khách hàng quan tâm.

Trong những hội nghị đó, chân dung của vị khách hàng thường là một người cảnh giác, khoanh tay phòng thủ, trên mặt biểu lộ ý nghĩ "Đừng hòng lừa tớ mua bất kỳ thứ gì". Hãy tìm biện pháp khác giúp cho khách hàng có được không khí thoải mái, tích cực khi đặt câu hỏi, hơn là việc nhét đầy thông tin vào đầu họ. Tìm cách nói đơn giản để biến hội nghị bán hàng trở nên thân thiện hơn.

Đầu tiên, không nên gọi là hội nghị bán hàng, có thể dùng từ "hội nghị khách hàng" để thay thế. Đây không phải chỉ là vấn đề ngôn ngữ, vấn đề là trọng tâm của hội nghị không phải là bán hàng đơn thuần, mà trọng tâm là gặp gỡ khách hàng tiềm năng, tìm hiểu về họ và giới thiệu với họ những gì bạn có thể cung cấp.

Bạn không có mặt ở đó chỉ để bán hàng, bạn có mặt để giúp khách hàng có sự lựa chọn khôn ngoan. Đương nhiên, bạn phải chủ động vì bạn tin tưởng vào chất lượng sản phẩm/dịch vụ và bạn tin rằng khách hàng cần sản phẩm/dịch vụ đó.

Giới thiệu ngắn gọn về bản thân và công ty, sau đó giành một chút thời gian để lên khung chương trình.

Thời gian: Có thể bắt đầu bằng việc xác định trước khoảng thời gian, như "Tôi định kết thúc cuộc họp mặt trước X giờ. Mọi người có đồng ý vậy không?". Thường khách hàng dễ trả lời "Tốt thôi tôi có một cuộc hẹn ngay sau đây". Rồi sau đó bạn có thể kết thúc trước thời gian đã định khoảng 5 phút.

Nội dung: Sau đó, bạn có thể giành thời gian hỏi những khách hàng tiềm năng trước. Bạn có thể nói rất nhiều về sản phẩm của mình, nhưng nếu bạn không biết gì về khách hàng thì bạn không thể nói điều gì phù hợp với họ. Rồi sau đó, bạn có thể hỏi lại xem khách hàng có thấy thông tin hữu ích hay không. Nếu khách hàng đồng ý, họ sẽ quan tâm đến toàn bộ nội dung cuộc họp.

Có rất nhiều câu hỏi hay, tuy nhiên câu hỏi sau đây có thể được coi là câu mào đầu thú vị nhất: "Điều gì khiến bạn bỏ thời gian tham dự hội nghị này?". Đây là một câu hỏi có hiệu quả đáng kinh ngạc, vì nó đi thẳng vào trọng tâm vấn đề tại sao bạn lại đối thoại với khách hàng đó. Toàn bộ cuộc họp nhằm mục đích tìm ra lý do khách hàng cần gặp bạn, do đó tại sao bạn lại không hỏi thẳng ngay từ đầu?

Và câu hỏi cuối cùng có thể là "Bạn cảm thấy ra sao, nếu ... (kết quả của việc sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn)?". Bằng việc trả lời câu hỏi, khách hàng đã cho bạn toàn bộ những lý do, lập luận tại sao nên dùng sản phẩm/dịch vụ đó.

Việc đặt câu hỏi là điều quan trọng, và những hội nghị khách hàng thành công khi hầu hết phát biểu đều từ phía khách hàng. Điều này cũng có nghĩa là nếu bạn chưa bán được hàng ngay lập tức, thì bạn cũng thu thập được những thông tin mới mẻ.

Rất nhiều khách hàng chờ đợi (hoặc phát chán) một bản trình bày dài tới 20 trang, và họ cảm thấy nhẹ nhõm và thoải mái khi bạn chỉ đưa ra một tờ giấy rồi giải thích những sản phẩm dịch vụ của bạn dựa vào đó.

Bạn có thể nói rằng "Nhưng sản phẩm của tôi không chứa hết trong vòng một trang". Thật sự là như vậy sao? Nếu bạn không thể mô tả công ty và sản phẩm của bạn đủ ngắn gọn trong vòng một trang, thì rõ ràng bạn chưa sẵn sàng nói chuyện với khách hàng tiềm năng. Họ cần có những thông tin minh bạch và đơn giản như vậy.

Bản trình bày này có thể tập trung vào những việc bạn làm, và rất ít thông tin giới thiệu về bạn. Cũng có thể đưa thêm một số mô tả cách thức làm việc và thông tin tham khảo về các khách hàng khác.

Đương nhiên, nếu bạn đã tìm hiểu về khách hàng, thì bạn có thể kết nối giữa sản phẩm bạn cung cấp và nhu cầu khách hàng dễ dàng hơn. Bản trình bày sẽ hướng tới mục đích mà bạn mong muốn và phù hợp với từng khách hàng cụ thể.

Bạn có thể kết thúc cuộc họp một vài phút trước thời gian đã định. Điều này cho thấy bạn tôn trọng thời gian của khách hàng, tránh việc khách hàng bồn chồn lúc gần kết thúc và tự hỏi liệu cuộc họp có kết thúc đúng giờ để họ có thể tiếp tục tham dự cuộc họp kế tiếp hay không.

Dường như những người bán hàng có một niềm tin bất thành văn rằng hội nghị kéo dài đồng nghĩa với kết quả tốt. Điều này hoàn toàn sai lầm.

"Bạn có hài lòng với cuộc họp không? Bạn có nhận được tất cả những thông tin bạn cần?"

"Bạn có muốn lưu lại địa chỉ email để chúng tôi có thể gửi những bản tin cập nhật của chúng tôi"

"Chúng tôi có thể liên hệ với bạn qua điện thoại để trao đổi về việc ... được chứ?"

Bước 1 chỉ kéo dài mấy phút, bước 2 sẽ chiếm khoảng 25 phút. Sau đó bạn có 20 phút để giới thiệu sản phẩm, trả lời thắc mắc của khách hàng và 5 phút để kết thúc cuộc họp. Như vậy bạn đã có một cấu trúc hội nghị khách hàng hợp lý trong 1 tiếng đồng hồ.